Les nouvelles acquisitions, les annulations, le catalogage
Les nouvelles cotes
L’Assemblée générale de 1985 a pris la décision de geler l’ancien classement, devenu trop compliqué. À partir de 1987, de nouveaux registres ont été ouvert, dont un registre d’entrée repartant du numéro 1, et de nouvelles cotes ouvertes, par format : 16°, 8°, 4°, Fol., Gr. fol. [grands folios, atlas, in-plano], suivi d’un numéro d’ordre recommençant de 1 à chaque fois.
– 16° 1 → : volumes de 20 centimètres maximum.
– 8° 1 → : volumes de 21 à 24 centimètres.
– 4° 1 → : volumes de 25 à 30 centimètres.
– Fol. 1 → : volumes de 31 à 44 centimètres.
– Gr. fol. 1 → : volumes de plus de 45 centimètres.
Depuis 1991, des brochures de faible étendue ont été cotées « Pièce » selon le même système.
– 8° Pièce 1 → : brochures de 21 à 24 centimètres.
– 4° Pièce 1 → : brochures de 25 à 30 centimètres.
Les formats
Outre les formats en usage à l’heure actuelle, rappelons que dans certains anciens catalogues se trouvent diverses indications sur les formats.
– Les petits formats (actuels in-16°, correspondant en fait au xixe siècle et au début xxe siècle aux in-12 et in-18 des catalogues d’éditeurs) ne comportent aucune indication de format.
– R désigne les in-8°.
– S désigne les in-4°.
– T désigne les in-folio.
– Ti désigne les pièces de théâtre de L’Illustration, supplément Théâtre.
– P ne désigne pas un format, mais distingue les romans policiers.
Les registres
Depuis 1987, de nouveaux registres ont été ouverts pour les nouvelles acquisitions.
Le Registre des entrées : chaque ouvrage reçoit un numéro d’ordre dans l’ordre d’arrivée ou de traitement. Son inscrits dans des colonnes respectives : le numéro d’ordre, la date, la description bibliographique, la provenance. Ce numéro d’entrée doit être reporté sur le livre (de préférence au faux titre, en haut à gauche, ou au contre-plat), sur les registres des cotes et sur les notices bibliographiques.
Les Registre des cotes : un registre par format. Chaque ouvrage reçoit une cote à l’intérieur du format retenu. Son inscrits dans des colonnes respectives : la cote, la description bibliographique, le numéro d’entrée. La cote doit être reportée sur le livre, à l’intérieur et sur la reliure, la couvrure ou le cas échéant sur une languette de bristol. Remarquons que certaines nouvelles entrées ne se retrouvent pas parmi ces nouvelles cotes, lorsqu’un ouvrage récemment acquis vient remplacer un ouvrage disparu de l’ancien fonds : il reprend alors l’ancienne cote de ce dernier.
Le Registre des annulations. En 1997-1998, près de 1 400 ouvrages postérieurs à la période d’excellence du fonds (en théorie, livres postérieurs à 1933 ou du moins aux années 1930) ont été définitivement retirés des collections de la bibliothèque. Un registre d’annulation comporte le numéro d’annulation, la cote de l’ouvrage annulé, la description bibliographique. Le numéro est porté sur le livre à l’aide d’un cachet spécial « Annulation n° … ». La mention d’annulation et son numéro sont reportés sur la fiche auteur de l’ancien fichier (fiches en hauteur de 5 x 7,5 cm).
Un Registre des doubles est prévu. Il doit comporter la cote, la description bibliographique de l’exemplaire en double – retiré des rayons et placé à part dans la section des Doubles – celle de l’exemplaire conservé en rayon avec les particularités qui distinguent éventuellement les deux (couvrure, état, provenance…). Indiquer au crayon sur l’exemplaire en double une mention de cet ordre « double de 4-3450 » et sur l’exemplaire en place « un autre ex. aux doubles ».
Le catalogage
Le catalogage des nouvelles acquisitions est plus poussé que dans les anciens catalogues, dont les descriptions bibliographiques sont sommaires, tant dans les anciens catalogues imprimés que dans le fichier, qui ne comportait que la cote, l’auteur et le titre. La rédaction de la description bibliographique suit de préférence la norme internationale AFNOR Z 44-050 (éd. 1980, nouvelle édition 1989).
Les notices sont rédigées sur des fiches de format allongé « international » (7,5 x 12,5 cm), qui ont donné lieu à l’ouverture d’un nouveau fichier. Les vedettes – ou entrées – donnant accès aux notices sont les suivantes :
– Auteurs (personnes ou collectivités) principaux et secondaires, titres d’anonymes
– Titres
– Périodiques
– Collections [non systématique]
– Catalogue méthodique ou systématique, selon la classification du Catalogue général de 1920, légèrement revue en 1987 – dont les Livres pour enfants, classe 4.
– Catalogue topographique (par cotes).
Des catalogues spéciaux peuvent concerner en théorie l’ensemble du fonds :
– Réserve (ouvrages rares retirés des rayons et placés dans une armoire)
– Provenances (envois, dédicaces, ex-libris, donateurs…)
– Illustrateurs
– Portraits
– Photographies (livres illustrés par la photographie)
– Cartonnages d’éditeurs
– Livres de prix scolaires
– Ouvrages sur Paris.
Des dépouillements de la revue Le Tour de France, de L’Illustration théâtrale et de la collection des Œuvres libres ont été entrepris.
Catalogue méthodique : corrections approtées en 1987 au Catalogue de 1920
11 Mathématiques [au lieu de :Sciences mathématiques]
12 Physique [au lieu de : Sciences physiques]
13 Chimie [au lieu de : Sciences chimiques]
15 Médecine [au lieu de : Sciences médicales]
16 Philosophie [au lieu de : Sciences philosophiques]
17 Histoire [au lieu de : Sciences historiques]
17518 [Histoire de France] Depuis 1918 = ajout
18 Géographie [au lieu de : Sciences géographiques]
327 bis [Métiers] Bibliothéconomie = ajout
L’estampillage
Deux cachets ou estampilles ou timbres humides de la BAI sont en usage à l’heure actuelle : un timbre rond de 20 mm de rayon portant « Bibliothèque – Amis de l’instruction – IIIe » et un petit timbre ovale de 11 x 6 mm portant « B. A. I. ».
Le timbre rond doit être apposé 1°) sur la page de titre (à défaut au faux titre ou au verso du titre) ; 2°) à la page 99 ; 3°) à la dernière page du texte et/ou de la table. Il convient d’éviter de mordre sur du texte imprimé.
Le petit cachet ovale est réservé aux planches hors texte, éventuellement aux couvertures illustrées. On peut mordre très légèrement sur la cuvette de la gravure ou sur l’encadrement de l’illustration, mais éviter à tout prix de défigurer l’image. Il doit être utilisé avec modération et de façon non systématique.
L’usage du buvard est indispensable pour éviter les bavures. L’estampille se porte d’un coup sec ; il vaut mieux commencer par la page 99 pour évaluer l’absorption du papier et éviter de saccager la page de titre.
Il est recommandé de procéder à l’estampillage des livres de l’ancien fonds qui auraient échappé aux anciens cachets.
La reliure et la restauration
Un peu d’histoire.
À l’origine, à partir de 1861, les volumes reçoivent une demi-reliure : dos de cuir (basane ou chagrin), plats recouverts de papier marbré. Assez rapidement, certains volumes sont reliés de toile noire. Les cotes sont protées sur des étiquettes de papier écrites à la main et collées au dos des volumes. Les archives nous apprennent que dès 1862 les reliures sont effectuées avec l’aide financière de la Société Franklin. Des étiquettes de relieur, parfois, révèlent les noms d’ateliers situés rue de Turenne ou ailleurs dans Paris. Des grandes étiquettes imprimées sont souvent collées au premier contre-plat, contenant un extrait des statuts.
En 1910, lors de la réorganisation complète du classement des ouvrages en rayon, sous la direction de Serge Jacob et de Rémy Lorthioy, un classement numérique continu est substitué au classement méthodique, où les séries étaient désignées par des lettres. De nouvelles cotes sont donc attribuées. En 1911-1913, la bibliothèque disposant de moyens financiers plus importants, la part consacrée à la reliure s’amplifie. De grandes quantités de livres sont envoyés à la reliure, de 1 100 à 1 200 volumes par an. Les demi-reliure en basane ou en chagrin de couleur noire ou rouge côtoient les volumes couverts de toile dont les couleurs se diversifient quelque peu : noir, brun, rouge, vert, bleu foncé [la toile vertre semblant en vogue vers 1920, la toile rouge vers 1935]. Outre les mentions de titre et d’auteur et les simples filets, les cotes sont frappées en doré, au bas du dos ou parfois dans le haut.
Registre de la reliure.
Depuis 1987, un Registre de la reliure concerne les ouvrages confiés à des relieurs extérieurs. Y sont inscrits les volumes composant les trains de reliure. Sont notés les éléments suivants : nom du relieur, cote du volume, auteur et titre, date de départ, travaux à effectuer : reliure ou restauration. La date de retour est consignée. Un bulletin (ou fantôme) doit être établi pour chaque volume, à mettre au rayon à sa place, et portant : cote, auteur, titre, nom du relieur et date de sortie. Dans chaque livre qui part, un feuillet doit indiquer la cote et les instructions pour le relieur. Au retour, la date est inscrite dans le registre de reliure et si possible dans l’ouvrage lui-même, au crayon.
Restaurations.
Certains ouvrages du fonds ancien ou des nouvelles acquisitions nécessitent plutôt de la restauration que de la reliure à neuf : menues réparations à des feuillets déchirés, remboîtage, couture de cahiers débrochés, dos à recoller… Durant la décennie 1995-2005, presque chaque automne, une petite équipe spécialisée est venue traiter sur place des ouvrages requérant de tels soins. Depuis 2006, un petit atelier de reliure a été installé dans la cave de la Bibliothèque, permettant de restaurer ou de relier à neuf des ouvrages du fonds, tout en apprenant les techniques de la reliure à un petit groupe de sociétaires.
On nous permettra cependant d’évoquer au sujet de la restauration le navire de Thésée, religieusement conservé par les anciens Grecs car considéré comme sacré :
« le navire sur lequel Thésée avait fait la traversée avec les jeunes gens et était revenu sain et sauf était un navire à trente rames qui fut conservé jusqu’au temps de Démétrios et de Phalère. Ils en retiraient les planches trop vieilles et y substituaient des planches solides qu’ils ajustaient avec les autres. Ainsi, les philosophes, quand ils disputent sur ce qu’ils appellent ‘l’argument de croissance’, citent ce vaisseau comme un exemple controversé, les uns prétendant qu’il est resté le même et les autres le niant » (Plutarque, Thésée, 23, 1).